Auswahlverfahren im Bewerbungsprozess

Regelmäßig sorgen unterschiedlich lange Auswahlverfahren im Bewerbungsprozess dafür, dass Bewerber verunsichert sind. Die Dauer erstreckt sich oft über mehrere Wochen bis hin zu mehreren Monaten, wie auch eine kürzlich durchgeführte Umfrage bestätigte. Darauf basierend ergaben Berechnungen, dass derzeit der gesamte Prozess in Deutschland durchschnittlich 28,4 Tage in Anspruch nimmt. Auch wurde es deutlich, dass die sogenannte "Time to Hire" (TTH), also der Zeitraum, ab welchem eine Stelle besetzt werden soll, bis hin zur Einstellung eines neuen Mitarbeiters, in den letzten Jahren zunahm. Dabei lag im Jahr 2010 die durchschnittliche TTH zur Besetzung einfacher Stellen noch bei 10 Tagen, im Jahr 2014 bereits durchschnittlich bei 29 Tagen und stieg im Jahr 2016 sogar auf 62 Tage im Durchschnitt an. 

Im Gegensatz dazu wünschen sich 38 Prozent der Bewerbenden jedoch ein Feedback in einem Zeitraum von zwei Wochen. Ist dieses auch nach 4 Wochen noch ausgeblieben, entscheiden sich satte 40 Prozent der Bewerbenden für einen Abbruch der Bewerbung. 

Verantwortlich für diese Zeitspannen sind verschiedene, teilweise entscheidende Faktoren.

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Phasen des Bewerbungsprozesses

Ein Überblick über die verschiedenen - und vor allem - vielfach notwendigen Phasen des Bewerbungsprozesses kann möglicherweise zum Verständnis beitragen.

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Bewerbungseingang

Zunächst werden die beim potenziellen Arbeitgeber eingegangenen Bewerbungsunterlagen geprüft. Dies beansprucht in der Regel mehrere Wochen Zeit.

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Vorauswahl und Screening

Um eine erste Auswahl zu treffen, werden im nächsten Schritt die Bewerberinnen und Bewerber mit den herausragendsten Qualifikationen identifiziert. Dazu werden geeignete Online-Assessments oder kurzen Telefoninterviews durchgeführt. Unternehmen planen dafür üblicherweise einen Zeitraum von 7 bis 8 Tagen ein.

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Erstes Interview

Die zuvor ausgewählten Kandidatinnen und Kandidaten werden anschließend von Personalverantwortlichen oder Recruitern persönlich interviewt. Um ein möglichst authentisches Bild der Bewerberinnen und Bewerber zu erhalten, ist die gründliche Vorbereitung, Durchführung und die abschließende Auswertung des Gesprächs unerlässlich. Für diesen Vorgang planen die betreffenden Unternehmen in der Regel etwa 4 bis 5 Tage ein.

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Zweites Interview

Besonders vielversprechende Kandidatinnen und Kandidaten werden vielfach zu einem zweiten Vorstellungsgespräch eingeladen. Dies ermöglicht es potenziellen Teammitgliedern, den direkten Vorgesetzten oder anderen Entscheidungsträgern, die jeweiligen Kandidaten nun genauer kennenzulernen. Dabei wird vorrangig überprüft, ob der Bewerber oder die Bewerberin teamfähig ist und in die Unternehmenskultur passt. Auch Fragen zu spezifischen fachlichen Fähigkeiten werden besprochen. Beispielsweise sind bei Gruppeninterviews als Teil eines zweiten Gesprächs, daher 6 bis 7 Tage vorgesehen.

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Weitere Schritte

Um den optimalen Bewerber zu ermitteln, wenden Unternehmen teilweise auch weitere firmeninterne Verfahren an. Diese variieren je nach Unternehmen, der zu besetzenden Position oder beispielsweise der Branche. 

Beispielsweise werden bei Polizisten psychologische Tests durchgeführt. Dabei können die  Ergebnisse dieses internen Verfahrens ausschlaggebend für eine Einstellung sein. 

Während sich Präsentationen und IQ-Tests etwa über 3 bis 4 Tage hinziehen, ist hingegen für Eignungstests oder Recherchen zur Person in der Regel ein Tag vorgesehen.

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Angebot und Vertragsverhandlungen

Abschließend erfolgt das Angebot an den/die ausgewählten Kandidaten/die ausgewählte Kandidatin. Die Verhandlungen über den Vertrag mit dem als am besten geeignet identifizierten Bewerber können dabei, abhängig von den Bedingungen und Erwartungen beider Parteien, einige Zeit dauern.

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Zusätzliche Faktoren

Die “Glassdoor-Studie” ergab, dass im Einzelfall weitere Faktoren für die Dauer des Auswahlprozesses verantwortlich sind. Aspekte wie zum Beispiel die zu besetzende Position, das jeweilige Unternehmen, die Branche sowie “last, but not least", die Anzahl der Bewerber spielen teilweise eine erhebliche Rolle.

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Art der Position

Die Dauer des Auswahlverfahrens wird letztlich maßgeblich durch die angestrebte Position beeinflusst. Laut einer weiteren Erkenntnis der Studie erstreckt sich der Auswahlprozess bei Bewerbungen für Führungspositionen, die mit erhöhter Verantwortung und spezialisierten Fähigkeiten sowie umfangreichen Kenntnissen verbunden sind, tendenziell über einen längeren Zeitraum. Aufgrund der komplexeren Anforderungsprofile benötigt die Beurteilung dieser Kandidaten durchschnittlich mehr Zeit im Vergleich zur Besetzung einfacherer Positionen.

• Sanitär, Heizung, Klimatechnik: ø 156 Tage
• Altenpflege: ø 154 Tage
• Softwareentwicklung und Programmierung: ø 132 Tage
• Mechatronik und Automatisierungstechnik: ø 127 Tage
• Gastronomie: ø 127 Tage
• Gesundheit und Krankenpflege: ø 122 Tage
• Verkauf: ø 115 Tage
• Objekt- und Personensicherheit: ø 114 Tage
• Elektrotechnik: ø 111 Tage
• Konstruktion und Modellbau: ø 107 Tage
• Maschinenbau- und Betriebstechnik: ø 103 Tage
• Versicherungs- und Finanzdienstleistungen: ø  94 Tage
• Einkauf und Vertrieb: ø  94 Tage
• Werbung und Marketing: ø  94 Tage
• Reinigung: ø  94 Tage
• Netzwerktechnik und IT-Administration: ø  94 Tage
• Produktion: ø  89 Tage
• Rechtsberatung, -sprechung und -ordnung: ø  66 Tage
• Erziehung und Sozialarbeit: ø  62 Tage
• Unternehmensorganisation und -strategie: ø  61 Tage

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Unternehmensgröße

Die Glassdoor-Studie verdeutlicht zudem einen Zusammenhang zwischen der Unternehmensgröße und der Dauer des Auswahlverfahrens. 

Während größere Unternehmen mit mehr als 100.000 Mitarbeitern im Durchschnitt 23 bis 36 Tage für Entscheidungen benötigen, endet dieser Prozess bei Kleinbetrieben mit weniger als 10 Beschäftigten nach nur durchschnittlich 10 bis 15 Tagen. Im Gegensatz zu kleinen Unternehmen müssen Personalentscheidungen in Großbetrieben zunächst verschiedene Instanzen, wie etwa Genehmigungsprozesse, durchlaufen. Erst nach Ablauf dieser Prozesse können entsprechende Entscheidungen getroffen werden..

Insbesondere bei großen Unternehmen sorgt darüber hinaus eine erhöhte Nachfrage zu Fachkräften des technischen Bereiches, Verzögerungen der Time-to-Hire. Verantwortlich dafür, so geht es aus der Glassdoor-Studie hervor,ist die zeitintensive Prüfung der Kandidaten im Hinblick auf deren Kompetenzprofil.

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Branche

Die Zeit von der Bewerbung bis zur Einstellung variiert zudem erheblich je nach Branche, in der Bewerbungen eingehen. Insbesondere in Branchen, in denen es bereits herausfordernd ist, qualifizierte Fachkräfte zu finden, verlängert sich dieser Zeitraum entsprechend. Dies gilt besonders für hochqualifizierte Arbeitskräfte, die aufgrund einer hohen Nachfrage längere Wartezeiten bis zu ihrer Einstellung in Kauf nehmen müssen.

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Sonstige Verzögerungsgründe

Verzögerungen der TTH können sich beispielsweise auch aufgrund von Urlaubszeiten, interner Abstimmungen und anderen betrieblichen Umständen ergeben. 

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Fazit

Die Dauer des Auswahlprozesses hängt von teilweise unabdingbaren Faktoren ab. Darauf haben Unternehmen vielfach keinen Einfluss. Dementsprechend kann es kaum ratsam sein, dass eine Firma beispielsweise Mitarbeiter einstellt, ohne ein vorheriges Vorstellungsgespräch geführt zu haben, oder etwa, dass ein Architekt nicht oder auch nur eingeschränkt überprüft wird, da das entsprechende Stellenprofil ein hohes Verantwortungsgefühl erfordert. Dass dafür ein gewisses Zeitpensum erforderlich ist, liegt auf der Hand und es ist kaum möglich, dieses zu verkürzen. Auch die Größe oder etwa auch die Branche des Unternehmens bleibt nicht ohne Einfluss auf die Dauer der Time-to-Hire. Schließlich kann es erst recht nicht in der Verantwortung der Unternehmen liegen, wie hoch die Anzahl der Bewerber ist - und im ungünstigen Fall, wie niedrig diese im Hinblick auf die gesuchten Fachkräfte ist.

Es gibt jedoch auf der anderen Seite durchaus Aspekte, die der Verunsicherung der Bewerbenden entgegenwirken könnten. Erwartungen könnten geklärt und Wartezeiten reduziert werden. Hilfreich wäre es beispielsweise, wenn der potentielle Arbeitgeber die BewerberInnen über den Stand des Bewerbungsprozesses informiert. Damit ist jedoch nicht jede einzelne Phase gemeint, sondern vielmehr Schritte, an denen der/die BewerberIn absehen kann, dass er noch “im Rennen” ist und wie lange Zeit es in etwa noch bis zu einem weiteren entscheidenden Schritt braucht. Dieser könnte etwa der Termin zu einem ersten Telefoninterview sein. Verkürzungen des Bewerbungsprozesses könnten Unternehmen durch beispielsweise wenige Beteiligte am Entscheidungsprozess oder etwa auch durch ein möglichst präzises Anforderungsprofil in der Stellenausschreibung erreichen. Dies hätte zur Folge, dass im Zuge des Prozesses weniger Kriterien geprüft werden müssten, da dieser Filter zu einer erhöhten Passgenauigkeit der Bewerberinnen bereits im Vorfeld führt. Da sich diese Aspekte auf das Employer Branding auswirken, sollten insbesondere Unternehmen mit Fachkräftemangel auch weitere Möglichkeiten einer Beschleunigung eruieren.

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